15 مصدرًا مجّانيًا عبر الانترنت تجعل منك أكثر تنظيمًا في 2016

15 أداة مجانية لتنظيم العمل

15 أداة مجانية لتنظيم العمل

حسنًا، إنّه العام 2016 وأعتقد أنّك مستعدٌّ لجعل حياتك أكثر تنظيمًا، مرةً واحدةً وإلى الأبد. ولكن يبقى سؤالٌ مهم وهو كيف تجعل حياتك ومهامك أكثر تنظيماً؟. هناك العديد من الأشياء التي يُمكنك إدارتها وتنظيمها يدويًا بنفسك دون مساعدة، لكن مُحاولتُك أن تأخذ الكثير من الأشياء على عاتقك يُمكن أن تكون سببًا في أن تعلق في دورة العمل والانشغالغير المنتهية والتي تُنحيك عن العمل على الأشياء التي تهمُّك حقًا وتصنع فارقًا في حياتك.
إن كنت تُكافح مؤخّرًا لترتيب أولويات حياتك وتنظيم مسار أعمالك، فربما حان الوقت لأن تستفيد من بعض مصادر وأدوات الإنتاجية التّالية والتي تتوفّر بشكلٍ مجاني لاستخدامها عبر الأنترنت. حيث يُمكن لهذه الأدوات مساعدتك على أتمتة بعضٍ من أكثر مهامك مللًا، تسريع تقدّمك وتتبّع كلّ شيءٍ أثناء استخدامك لها.

1- Google Drive

يُعتبر Google Drive المِنصّة السحابية الأمثل لتخزين، إدارة، مشاركة والتّعاون على الملفات. يُمكنك إنشاء المستندات، جداول البيانات، الشّرائح، النماذج والرسومات مباشرةً في Google Drive بينما تُبقيهم منظّمين بدقةٍ في مجلدات ليتمّ تعديلهم في أي وقتٍ تريده. تتمّ مُزامنة كلّ التغييرات مباشرةً من خلال حسابك.

كأحد منتجات Google جوجل، يتمّ دمج Google Drive مع منتجات جوجل الشائعة كـ Gmail و Google Photos. إن كنت تعمل من خلال فريق، فيُمكن مشاركة الملفات والمجلدات كي يستطيع الجميع ممن لديهم صلاحية الدّخول رؤيتها وتحديثها وقتيًا حتّى يحصل الجميع على أخر نسخةٍ مُحدّثةٍ من الملف.

2- Evernote :

كما هو الحال في Google Drive، فإنّ Evernote هو مِنصّةٌ سحابية مُصمّمة لإنشاء وتخزين كلّ أنواع الملفات المختلفة. يتمّ تصنيف Evernote عمومًا على أنّه أداةٌ متقدّمة لتدوين الملاحظات والتي تسمح لك بتنظيم ملاحظاتك في دفاتر مع مُلصقاتٍ tags اختيارية لتصنيفٍ أكثر دقة.

يمتلك Evernote أيضًا أداة اقتصاصٍ Clipper tool عبر الويب مفيدةٌ للغاية، وهي امتدادٌ في المتصفّح حيث يُمكنك استخدامها لتحفظ بسهولة العديد من صفحات الويب، الأقسام الصغيرة أو فقط حفظ مسارات الصفحات URLs كإشاراتٍ مرجعية bookmarks في حسابك. أيُّ ملاحظاتٍ تقوم بإنشائها وإدارتها يُمكن أيضًا مشاركتها وإدارتها من قِبَل مستخدمي Evernote الآخرين ممن أعطيت لهم صلاحية فعل ذلك.

3- IFTTT :

من المحتمل أن تكون بالفعل تستخدم العديد من التطبيقات والأدوات لأسبابٍ شخصيةٍ ومِهنية. IFTTT أو (إن كان هذا فذاك IF This Then That) هي أداةٌ مفيدةٌ بشكلٍ لا يُصدّق، حيث تستطيع أن تربط تطبيقًا بآخر، الأمر الذي يُعطيك الفرصة لوضع رابطٍ محددٍ بينهم يُولّد تلقائيًا إجراءً محدّدًا. وهذا ما نطلق عليه الوصفات.”

فعلى سبيل المثال، إن كنت تستخدم Evernote بكثرة، فيُمكنك إنشاء وصفةٍمن شأنّها أن تقوم بالرفع التلقائي لأي ملاحظةٍ جديدة لها مُلصقٌ مربوط بها إلى حسابك على Google Drive. هذا الأمر يوفّر لك وقتًا وطاقة بدلًا من أن تقوم به يدويًا. يعمل IFTTT مع العديد من التطبيقات المختلفة وعدد التكوينات الوصفاتالمختلفة التي يُمكنك إنشائها لا نهائي.

4- Any.do :

قائمة المهام (To-Do list) القديمة التي تعتمد على الورقة والقلم تنتهي في الغالب إلى أن تكون عائقًا عوضًا عن كونها أمرٌ مساعدٌ لك. لمساعدتك على إنهاء أشياء أكثر في قائمة مهامك، يسمح لك تطبيق Any.do بتصنيف مهام هذه القائمة حسب العمل أو الأهداف الشخصية بينما يعرض عليك جوائز صغيرة لإتمامك لتلك المهام.

لديك أربع أنواعٍ من القوائم لإنشائها (اليوم، غدًا، القادم ويومًا ما) كي تساعدك على التخطيط المستقبلي، ويُمكنك إدارة قائمتك من سطح المكتب على حاسوبك أو من أي هاتفٍ ذكي يحتوي على تطبيق Any.do. كلُّ المهام التي تقوم بإضافتها أو إنهائها تتمّ مزامنتها من خلال الحساب الخاص بك حتّى تكون قائمتك مُحدّثةٌ دائمًا في أي مكان تذهب إليه.

5- Cal  :

هو تطبيق التّقويم العصري الخاص بـ Any.do والذي يندمج مع قوائم المهام الخاصّة بك. حيث يُعطيك تقويمًا أسبوعيًا لمهامك حتّى تستطيع أن ترى بالضبط متى تحتاج أن تُنهي كلّ مهمة. يُمكنك أيضًا أن تستخدمه لإدارة الفعاليات والاجتماعات وفقًا للتاريخ والوقت.

ببساطة، قُم بالنقر على أحد الأيام لترى كلّ مهام هذا اليوم. عندما تقوم بالنقر على إحدى المهام، سوف تفتح تلقائيًا تطبيق Any.do حتّى تستطيع إجراء تعديلاتٍ على المهمة أو تُزيلها من القائمة إن كنت قد أنهيتها بالفعل.

6- Pocket :

هل صادفت يومًا مقالًا رائعًا أو أحد مقاطع الفيديو على إحدى الشبكات الاجتماعية، لكن لم يُسعفك الوقت لتفقّده في تلك اللحظة؟، Pocket يجعل من السهل عليك حفظها للاطّلاع عليها لاحقًا فقط بنقرةٍ بسيطة من فأرة حاسوبك أو بالضغط على شاشة هاتفك الذكي.

قُم بحفظ الروابط من متصفّحك، فيس بوك، تويتر، بريدك الإلكتروني، Flipboard وكلّ أماكنك المفضلة الأخرى حيث تُحبذ تصفّح المحتوى. وعندما يتسنّى لك الوقت للاطّلاع عليهم، قُم فقط بفتح تحديثات Pocket على حاسوبك أو هاتفك الذكي لتري قائمة واضحة ومنظمة لكلّ شيءٍ قمت بحفظه.

7- Digg Reader :

عوضًا عن زيارة كلّ واحدةٍ من مدوّناتك المفضلة على حِدة، فمن الأسهل أن تشترك في تحديثات المحتوى RSS الخاصّة بهم باستخدام قارئ التحديثات feed reader لتصلك كلّ التّحديثات الخاصّة بالمنشورات الحديثة.  Digg Reader هو خيارٌ شائع، حيث يسمح لك بإضافة تحديثات المحتوى RSS التي تريدها حتّى تستطيع أن تبقى على اطّلاعٍ دائم بأحدث المنشورات فور نشرها على المدوّنة.

عندما يُعجبك منشورٌ قمت بقراءته، قم بالنقر عليه لتعطيه إعجابًا شخصيًا، أو استخدم زرَّ الحفظ لتحفظه لوقتٍ لاحق. تجعل المجلدات أيضًا من السهل تصنيف الاشتراكات الخاصّة بك حتّى تستطيع تنظيم المدوّنات تبعًا للموضوع، الأخبار المفضلة، الصّحة، التكنولوجيا وهكذا.

8- Asana :

من السهل التّعاون على الملفات باستخدام Google Drive أو Evernote، لكن عندما يكون لديك العديد من أعضاء فريقك ممّن يحتاجون إلى العمل بقربٍ أكثر على أحد المشروعات الكُبرى وكلّ المهام التي تأتي معه، فمِنصّةٌ بمزايا أكثر تقدّمًا هي أمرٌ ضروريٌ أحيانًا للإبقاء على كلّ شيءٍ منظمًا ويعمل بسهولةٍ ويُسر. Asana هي أداة تعاون الفريق التي تُعطي لكلّ مستخدمٍ لوحته الخاصًة حتّى يستطيعوا أن يعملوا سويًا مع زملائهم لتوكيل المهام، تتبّع التقدّم، إجراء المحادثات، استلام الإشعارات، تخزين الملفات وأشياء أخرى كثيرة.

التطبيق مجانيٌ لفرق العمل حتّى 15 عضوًا باستخدامٍ غير محدودٍ للمهام، المشاريع، المحادثات وإرفاق الملفات. إلى جانب الشعور بالراحة لامتلاكك مكان مركزي لتخزين ومشاركة كلّ ملفات مشروعك، فالميزة الإضافية في كونك قادرًا على التّفاعل والتحدّث حول كلّ مهمة مباشرةً من داخل المِنصّة ذاتها، هي أمرٌ سوف يساعد على رفع مستوى إنتاجية فريقك.

9- Doodle :

يُمكن لتطبيق Doodle أن يوفّر عليك عناء تنسيق أوقات اجتماعك بأصدقائك أو زملائك. فعوضًا عن التحدّث عبر الهاتف لعدّة مرات أو الاضطرار إلى إرسال رسائل نصّية ورسائل بريدٍ إلكتروني، يُمكنك استخدام Doodle لإرسال جدول مواعيدٍ مع بعض التّواريخ والأوقات المقترحة لللقاء حتّى يستطيع المستلم أن يختار منها ما تناسبه.

عندما يكشف التطبيق عن وقتٍ وتاريخٍ يُناسب الجميع، يُمكنك إغلاق هذا التّصويتفي جدول المواعيد وتقوم بتأكيده مع الجميع. يوفّر هذا الأمر عليك وقتًا وطاقةً بإرسالك فقط لرسالتي بريد إلكتروني، ويُمكن لهذا التطبيق أن يندمج مع تطبيقات التّقويم الشائعة كـ Google Calendar, Exchange, Outlook وغيرها.

10- LastPass :

معظمُنا يمتلك في هذه الأيام العديد من كلمات المرور أكثر ممّا يستطيع تتبّعه وحفظه، ومن الأمثل لأمان حساباتك أن تمتلك كلمة مرورٍ مختلفة بتركيبةٍ معقدة من الحروف لكلّ مكانٍ تقوم بالولوج إليه. LastPass هو أداةٌ مجانية لإدارة كلمات المرور تقوم بتخزين كلّ كلمات المرور الخاصّة بك بعيدًا في خزانة آمنة حتّى تستطيع تنظيمها وتقوم بالبحث سريعًا لإيجاد كلمة المرور التي تحتاجها في أي وقت.

يأتي تطبيق LastPass أيضًا كامتدادٍ لإضافته لمتصفّحات الأنترنت الشائعة كـ (Chrome,Firefox,Safari وغيرها) حتّى تستطيع أن تحفظ بسهولة كلمات المرور بينما تتصفّح ويتمّ ملء الخانات بشكلٍ تلقائي في أي وقتٍ تقوم فيه بزيارة صفحة دخولٍ محدّدة. الوصول لكلمات المرور وملء الخانات التلقائي متاحٌ أيضًا على الهواتف الذكية عند استخدامك لتطبيق LastPass.

11- Mint :

مهما كان الشخص مستقراً أو غير مستقرٍ ماليًا، فإدارة الميزانيات هي فكرةٌ جيّدة للجميع. من صنّاع بعض أكثر البرمجيات المالية شعبيةً، فـ Mint هو الأداة الأمثل لإدارة الأموال وإنشاء الميزانية، حيث تربطك تلك الأداة بأمانٍ بحسابك البنكي لتتتبّع كلّ تعاملٍ تقوم به.

يُمكنك تلقائيًا أن تُولّد ميزانياتٍ مصممة حسب احتياجاتك، تقوم بإعداد تنبيهاتٍ لرسوم الحساب غير الاعتيادية، تحصل على رصيدٍ ائتماني مجاني، تلقي نظرةً واسعة على تاريخك المالي الكلي ويُمكنك حتّى الحصول على نصائح حول تحسين مواردك المالية. يقوم تطبيق Mint بتفصيل كلّ شيء من أجلك عبر استخدام تقارير سهلة القراءة ورسوم بيانية حتّى تعرف دائمًا كيف تُنفق وتدّخر أموالك.

12- Camcard :

تكون بطاقات العمل  Business cards أحيانًا مزعجةً أكثر من أي شيءٍ أخر – خصوصًا عندما تقوم بتجميع العديد منها من خلال شبكة العمل والأصدقاء. Camcard هو تطبيقٌ مجاني يسمح لك بالمسح الضوئي لمجموعة البطاقات، إداراتها ومزامنتها حتّى تتجنّب الاضطرار إلى تخزين وخلط العديد من النسخ لتلك البطاقات.

يُمكن لمعلومات الاتّصال من كل بطاقة أن تُخزّن بسرعةٍ ودقة في هاتفك المحمول حتّى تستطيع فورًا الاتّصال بصاحب البطاقة بنقرك فقط على احد الأزرار. يُمكنك أيضًا تنظيم كلّ البطاقات بإضافة ملاحظاتٍ، إعداد تنبيهات وربط ملصقاتٍ بهم حتّى يكون دائمًا من السهل أن تجد وتتصل بالشخص الذي يخطر على بالك.

13- Momento :

الاحتفاظ بدفتر يومياتك أحد الطرق الرائعة لتتبّع الأحداث والذكريات حتّى تستطيع الرجوع لها مستقبلًا. وكي يواكب هذا الأمر عالم تكنولوجيا الهواتف الذكية اليوم، فـ Momento هو دفتر يوميةٍ ذكي يُمكنك تنصيبه على هاتفك كتطبيقٍ يُساعدك بخصوصيةٍ على تسجيل نشاطاتك اليومية، أفكارك، صورك، فيديوهاتك والأماكن التي تواجدت فيها مع إمكانية جمع هذا مع ما تقوم بنشره على الشبكات الاجتماعية.

سواءً قررتَ أن تستخدم Momento لتسجيل أمورك الشخصية أو المهنية (أو كلاهما) فهو أمرٌ راجعٌ إليك كلّيًا. يُعطيك التطبيق خطًا زمنياً منظمًا ليومياتك التي تقوم بإدخالها والذي يُمكن تكبيره لترى الأحداث الخاصّة بكلّ يوم. يُمكنك أيضًا أن ترى كلّ شيء في هيئة تقويمٍ شهري وتُصنّف مدخلاتك بإضافة ملصقاتٍ لها كي تبقيها منظمة ويسهل إيجادها.

14- Trello :

هناك الكثير ممّا يُمكنك القيام به بقائمة مهامٍ وتقويمٍ اعتياديين عندما تعمل على عدّة مشاريعٍ في وقتٍ واحد. Trello هو أداةٌ تساعدك انت وأعضاء فريقك (إن كان لديك فريقٌ تتعاون معه) على تتبّع أدّق تفاصيل مهام كلّ مشروع من خلال نظام تنظيمٍ بصري.

يُمكنك أن تنشئ لوحةً ثمّ تُضيف قوائم تحتوي على بطاقات سحب وإفلات لتخزين معلوماتك (التي تشمل الصّور والملفات المُرفقة) حول مهمة محدّدة. التطبيق مصمّمٌ لكي يُستخدم في المشروعات الشخصية والمهنية التي تتطلّب تخطيطًا كثيرًا، تعاونًا وإكمال مهامٍ متعدّدة. كما هو الحال في تطبيق Asana، فإنّ Trello يسمح للمستخدمين أيضًا بإجراء محادثاتٍ حول المهام ويستقبلوا إشعارات حتّى يبقى الجميع على اطّلاعٍ بأحدث التطورات والمعلومات.

15- Way of Life :

جزءٌ كبيرٌ من نجاحك يأتي من العادات الصغيرة التي تستمر في فعلها على مدار فترة من الوقت. Way of Life هو تطبيقٌ مجاني يُساعدك على تطوير العادات الجيّدة عن طريق إعدادك لتنبيهاتٍ في أيام محددة لتساعدك أن تبقى على المسار الصحيح لتلك العادات. يُمكنك حتّى أن تستخدمه لتتبّع العادات السيئة.

بمجرد أن تقضي بعض الأيام في تتبّع عاداتك الجيّدة التي تمارسها وعاداتك السيئة التي أقلعت عنها، سوف تكون قادرًا على رؤية الرسوم البيانية الدائرية وشريط الرسوم البيانية بخطوط الاتّجاه الخاصّة بفترة زمنية معنية لتعطيك لمحةً حول تقدّمك. وبينما تستمر في استخدام التطبيق يومًا بعد يوم، سوف تكون قادرًا على تحديد الاتجاهات السلبية والإيجابية من بيانات الرسوم البيانية حتّى تستطيع أن تحدّد ما يُفلح معك وما لا يُفلح.

وأخيراً ..
تذكّر أن مجرد التّسجيل في أحد هذه المصادر المجانية لا يضمن حلّ جميع مشاكلك الخاصّة بالإنتاجية والتنظيم. فعليك أن تستخدمهم فعليًا في القيام بأعمالك الضرورية. حاول أن تختار واحدًا للبدء به وألتزم باستخدامه يوميًا.

المصدر

اضف رد

لن يتم نشر البريد الإلكتروني . الحقول المطلوبة مشار لها بـ *

*

*